Reglamento Financiero

Vigente desde el 1º de enero de 1987¹

Dado el Convenio Internacional del 25 de enero de 1924 para la creación, en París, de una Oficina Internacional de Epizootias;

Dados los Estatutos Orgánicos, anexos al referido Convenio Internacional, y en especial los Artículos 11, 12, 13, 14 y 15;

Dado el Reglamento Orgánico, y en especial los Artículos 6, 8, 13 y 14;

Dado el Reglamento General, y en especial los Artículos 46 a 50,²

Artículo primero Campo de aplicación

Por el presente Reglamento se rige la gestión financiera de la Oficina Internacional de Epizootias, a continuación denominada Oficina.

Artículo 2 Ejercicio financiero

El ejercicio financiero abarca un año civil, desde el 1º de enero hasta el 31 de diciembre.

Artículo 3 Presupuesto

3.1. El Director General preparará las previsiones presupuestarias para el próximo ejercicio financiero y las estimaciones para los dos ejercicios financieros siguientes

3.2. Las previsiones se referirán a los ingresos y gastos del ejercicio y se expresarán en francos franceses³.

3.3. El Director General adoptará cuantas disposiciones sean precisas para que las previsiones presupuestarias del ejercicio financiero sean examinadas por la Comisión Administrativa tres meses antes de la fecha determinada para la apertura de la Sesión General del Comité que antecede a este ejercicio.

3.4. La Comisión Administrativa estudiará las previsiones presupuestarias en ingresos y gastos preparadas por el Director General y las someterá al Comité durante la Sesión General anual, con una propuesta de escala de contribuciones anuales de los Países Miembros, elaborada de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 14 del Reglamento Orgánico.

 Las previsiones presupuestarias, el programa previsional de actividad y la propuesta de escala de contribuciones aprobadas por la Comisión Administrativa serán transmitidos a todos los Estados Miembros por lo menos sesenta días antes de la apertura de la Sesión General para que sean examinados por las instancias gubernamentales interesadas.

3.5. El Comité reunido en Sesión General, tras haber examinado debidamente las previsiones, votará el presupuesto del ejercicio financiero siguiente, en conformidad con lo dispuesto en el Artículo 15 de los Estatutos Orgánicos y en los Artículos 6 y 14 del Reglamento Orgánico.

3.6. El Director General podrá presentar, si lo estima preciso, una petición de contribución extraordinaria para la realización de algún objeto definido que tenga relación con la actividad normal de la Oficina, pero cuya financiación no pueda ser asegurada, cuenta habida de su carácter excepcional, con las contribuciones anuales.

 La petición será examinada por la Comisión Administrativa y será sometida al Comité en igual forma que las previsiones presupuestarias para el ejercicio financiero. La contribución extraordinaria deberá ser votada por mayoría de los dos tercios de la totalidad de Países Miembros de la Oficina, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 14.2 del Reglamento Orgánico.

Artículo 4 Haberes

4.1.Mediante la votación de los haberes para el ejercicio financiero siguiente, el Comité autorizará al Director General para que contraiga gastos y efectúe pagos conformes al objeto y dentro del límite de los haberes votados.

 El Director General también podrá contraer gastos administrativos que correspondan a un ejercicio futuro antes de la votación de los haberes, cuando tales obligaciones sean necesarias para que la Oficina siga funcionando correctamente, siempre y cuando no sean de un importe superior al cincuenta por ciento de los haberes que figuran en concepto de esos gastos administrativos en el presupuesto del año en curso.

4.2. El Director General podrá hacer transferencias dentro de una misma partida del presupuesto.

El Director General podrá hacer transferencias entre partidas del presupuesto dentro del límite del seis por ciento del presupuesto anual. Si prevé que se rebasará este límite, deberá dar cuenta de ello a la Comisión Administrativa y al Comité.

El Director General podrá utilizar total o parcialmente cualquier haber votado en el presupuesto para cubrir los gastos imprevistos que requiera el correcto funcionamiento de la Oficina.

Presentará un informe al respecto a la Comisión Administrativa y al Comité.

Artículo 5 Recursos ordinarios

Las contribuciones anuales de los Estados Miembros, tal y como están previstas en el Artículo 11 de los Estatutos Orgánicos y en el Artículo 14 del Reglamento Orgánico de la Oficina, constituirán los recursos ordinarios.

La escala de dichas contribuciones será adoptada por el Comité reunido en Sesión General para el ejercicio financiero siguiente.

5.2. Tras la Sesión General del Comité en la que se apruebe el presupuesto del ejercicio financiero siguiente, el Director General dará a conocer a los Países Miembros el importe de las contribuciones fijadas por el Comité.

Al final de cada año civil, el Director General recordará a los Países Miembros el importe de su contribución anual para el año civil siguiente.

5.3.Las contribuciones serán debidas y exigibles en totalidad al principio de cada año. Al 1º de enero del año civil siguiente, el saldo impagado será considerado atrasado de un año.

5.4.Las contribuciones anuales serán calculadas en francos franceses³ y deberán ser abonadas en esta moneda o en una de las monedas admitidas por el Director General.

5.5.El Director General someterá al Comité un informe sobre el cobro de las contribuciones.

5.6.Los nuevos Miembros tendrán que abonar una contribución en concepto del año en cuyo transcurso se hagan Miembros según un índice que depende de la fecha de su adhesión.

5.7. La Comisión Administrativa podrá someter al Comité cualquier recomendación que estime precisa para acelerar el pago de las contribuciones.

Artículo 6 Otros recursos

6.1. Los demás recursos incluyen:

a.  los ingresos accesorios vinculados al funcionamiento habitual de la Oficina (cesiones de publicaciones, productos financieros, etc.);

b. las contribuciones excepcionales mencionadas en el Artículo 3.6 del presente Reglamento;

c.  las contribuciones voluntarias de algunos Países Miembros;

d. las subvenciones, donaciones y legados de cualquier índole.

6.2. El Director General podrá aceptar las subvenciones, donaciones y legados mencionados en el Artículo 6.1. anterior, en metálico o no, siempre y cuando sean ofrecidos para fines compatibles con los principios, metas y actividad de la Oficina. En caso de que esas subvenciones, donaciones y legados acarreasen, directa o indirectamente, compromisos financieros para la Oficina, se precisará el dictamen favorable del Comité.

Artículo 7 Gestión de recursos

7.1.Se llevará una cuenta general, en la que se contabilizarán los gastos de la Oficina. Las contribuciones anuales de los Países Miembros, los ingresos accesorios y las subvenciones, donaciones y legados cuyo empleo no haya sido especificado serán asentados en el haber de esta cuenta general.

7.2. Se retraerá de los recursos anuales una cantidad destinada a constituir un Fondo de reserva. El total de esta reserva no podrá ser superior al importe del presupuesto anual.

El objeto del Fondo de reserva es garantizar la perennidad del funcionamiento de la Oficina en circunstancias excepcionales. Para utilizarlo, el Director General deberá recabar, salvo caso de fuerza mayor, el acuerdo previo del Presidente del Comité. Seguidamente dará cuenta de la utilización del fondo a la Comisión Administrativa y al Comité.

El Fondo de reserva se podrá utilizar, en los términos establecidos por el párrafo anterior, para el pago de los gastos administrativos previstos en el Artículo 4.1., párrafo 2, del presente Reglamento Financiero.

No obstante lo dispuesto por el párrafo 2 del presente Artículo, cuando el importe del Fondo de reserva rebase los 7/12 del presupuesto anual, el Director General podrá asignar la totalidad o parte de los rendimientos financieros del fondo de reserva a la partida de ingresos del presupuesto anual.⁴

7.3. El Director General podrá constituir fondos de depósitos y cuentas especiales. Deberá definir con precisión el objeto y las condiciones de constitución de cada fondo de depósito y de cada cuenta especial. Podrá, si fuere menester con respecto al objeto de un Fondo de depósito o de una cuenta especial, establecer un reglamento financiero especial por el que se rija la gestión del Fondo o de la cuenta considerada. Salvo disposiciones contrarias, estos fondos y estas cuentas se administrarán de acuerdo con el presente Reglamento Financiero.

Artículo 8 Depósitos de fondos

El Director General elegirá el banco o los bancos en los que se han de depositar los fondos de la Oficina.

Artículo 9 Inversión de fondos

9.1.El Director General estará autorizado para invertir los fondos que no sean precisos para las necesidades inmediatas de funcionamiento, siempre que observe la mayor prudencia en la opción de las inversiones y se dirija a entidades en las que no detente ningún interés directo o indirecto.

9.2. El Director General estará autorizado para invertir las cantidades que figuren en el Fondo de reserva en los términos establecidos por el Artículo 12 de los Estatutos Orgánicos.

9.3. El Director General dará cuenta de estas inversiones en el informe financiero presentado a la Comisión Administrativa y al Comité.

Artículo 10 Control interno

10.1. El Director General determinará las normas y métodos que se han de observar en materia de finanzas, con objeto de garantizar una gestión financiera eficiente y económica, y sobre todo:

a. especificará las modalidades para autorizar gastos;

b. prescribirá que todos los pagos se han de efectuar a la vista de justificantes y demás documentos que certifiquen que los servicios o mercancías objeto del pago han sido recibidos y no fueron pagados antes;

c. nombrará a los miembros del personal de la Oficina autorizados, bajo su responsabilidad, para recibir fondos, contraer gastos y efectuar pagos en nombre de la Oficina;

d. establecerá un sistema de control financiero interno que permita ejercer con eficiencia, ya sea una vigilancia permanente, ya sea una verificación a posteriori de las operaciones financieras, o ambas a la vez, con objeto de garantizar:

i) la regularidad de las operaciones de cobro, depósito y utilización de fondos y demás recursos financieros de la Oficina;

ii) la conformidad de todas las obligaciones y de todos los gastos con las aperturas de créditos y demás disposiciones votadas por el Comité, o con el objeto de los fondos de depósito y de las cuentas especiales así como con las normas relativas a dichos fondos y dichas cuentas;

iii) la utilización racional de los recursos de la Oficina.

10.2. El Director General determinará las normas que se han de aplicar a la adquisición de material, accesorios y demás bienes y servicios que necesite la Oficina y particularmente a las licitaciones.

Artículo 11 Contabilidad

11.1. El Director General hará que se lleve la contabilidad necesaria y establecerá una contabilidad anual que ponga de manifiesto para el ejercicio al que se refiere:

a. los ingresos y gastos de todos los fondos;

b. la utilización de los créditos abiertos;

c. la situación financiera, es decir:

– por un lado, la relación de los valores mobiliarios y las inversiones, la relación de los valores disponibles y la relación de los remanentes por cobrar;

– por otro lado, la relación de los remanentes por pagar;

d. la relación del activo inmovilizado.

11.2. Las cuentas de la Oficina se llevarán en francos franceses³.

11.3. Las cuentas anuales serán sometidas a los Censores de Cuentas lo más tarde el 31 de marzo consecutivo al fin del año al que se refieren.

11.4. El informe del ejercicio en ingresos y gastos será presentado a la Comisión Administrativa y seguidamente al Comité, que supervisarán el cierre del ejercicio en el marco del informe financiero previsto por los Artículos 6-g y 8-d del Reglamento Orgánico y por el Artículo 34 del Reglamento General.

Artículo 12 Intervención de cuentas

12.1. El Comité nombrará a un Auditor Externo para que proceda a la revisión anual de las cuentas y vele por el cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento Financiero. El Auditor Externo será nombrado por el tiempo que dura un ejercicio financiero. Su mandato podrá ser renovado.

12.2. cute;s todos los títulos y calificaciones requeridos para el desempeño de su misión de auditor de cuentas.

12.3. La intervención de cuentas se efectuará de acuerdo con los principios generales adoptados por las organizaciones internacionales para la auditoría externa.

El Auditor Externo llevará a cabo principalmente todas las verificaciones, tanto en los documentos como in situ, que considere necesarias para certificar que:

– la cuenta de gestión que le ha sido sometida por el Director General es correcta y conforme con los libros y documentos contables de la Organización;

– las operaciones financieras descritas en esos documentos se efectuaron de acuerdo con las disposiciones de aplicación y se respetaron los créditos presupuestarios;

–  los valores y el efectivo en depósito y en caja corresponden a los importes asentados en los certificados recibidos de los depositarios;

– la contabilidad de los bienes inmobiliarios y del material es conforme con los inventarios.

12.4. El Auditor elaborará, lo más tarde cuatro meses después del cierre del ejercicio considerado, un informe en el que consigne todas las observaciones que estime precisas en lo relativo al establecimiento y la presentación de las cuentas. Dicho informe, acompañado de las cuentas certificadas exactas, será sometido a la Comisión Administrativa y seguidamente al Comité.

Artículo 13 Delegación de poderes

El Director General podrá delegar en otros funcionarios de la Oficina los poderes que considere necesarios para la correcta aplicación del presente Reglamento. Los funcionarios no podrán delegar los poderes recibidos del Director General.

Artículo 14 Transmisión de instrucciones del Director General

En caso de cambio de titular del cargo de Director General, y para garantizar la continuidad de la obra de la Oficina, se procederá a la transmisión de instrucciones, en los términos establecidos por el Comité, entre el Director General saliente y el nuevo Director General, en presencia de la Comisión Administrativa, cuya acta será refrendada por el Presidente del Comité de la Oficina.

Artículo 15 Disposiciones generales

15.1.El presente Reglamento Financiero entrará en vigor una vez que haya sido aprobado por el Comité y los Estados participantes conforme a lo dispuesto en el Artículo 15 de los Estatutos Orgánicos de la OIE. El Director General notificará a los Estados participantes la fecha de su entrada en vigor.

15.2. De acuerdo con los Estatutos Orgánicos de la OIE, las disposiciones del presente Reglamento sólo se podrán completar o modificar a propuesta del Director General o del Comité y con el asenso de los Estados participantes.

15.3. En caso de contradicción entre alguna de las disposiciones del presente Reglamento y alguna de las disposiciones de los Estatutos Orgánicos o del Reglamento Orgánico de la Oficina, estos últimos textos serán los fehacientes.

¹ El proyecto de Reglamento Financiero fué adoptado por el Comité Internacional de la OIE (Resolución nº XVI del 27 de mayo de 1983) y modificado luego por las Resoluciones nº VII del 23 de mayo de 1985 y nº VIII del 3 de mayo de 1986; entró en vigor después de haber sido aprobado por los Estados Miembros.

² La numeración de los Artículos mencionados del Reglamento General ha sido modificada para tener en cuenta la inserción en el Reglamento General de un nuevo Capítulo VI por el Comité Internacional de la OIE (Resolución nº XII del 20 de mayo de 1988).

³ En Euros desde el 1° de enero de 1999.

⁴ Nuevo párrafo (Resolución nº VII adoptada por el Comité Internacional de la OIE el 18 de mayo de 1990), vigente desde el 1º de enero de 1991.