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Centres collaborateurs
L’OMSA maintient un réseau de Centres collaborateurs ayant pour objet de fournir une expertise et un soutien scientifiques à l’OMSA et à ses Membres et de promouvoir la collaboration internationale dans le domaine de la santé et du bien-être des animaux. Les Centres collaborateurs de l’OMSA sont désignés pour un domaine de spécialisation en matière de gestion de questions générales relatives à la santé animale. Dans cette spécialité reconnue, ils se doivent de fournir leur expertise à tous les pays du monde (voir le mandat et le Règlement intérieur de l’OMSA pour les Centres collaborateurs).
- Fournir des services à l’OMSA, en particulier au niveau régional, pour la spécialité désignée, en soutien à la mise en œuvre des politiques de l’OMSA et, le cas échéant, demander la collaboration avec les laboratoires de référence de l’OMSA;
- proposer et développer des méthodes et procédures pour faciliter l’harmonisation des normes internationales et des lignes directrices applicables à la spécialité reconnue;
- conduire et/ou coordonner des études scientifiques et techniques en collaboration avec d’autres centres, laboratoires ou organisations;
- collecter, traiter, analyser, publier et diffuser des données et informations pertinentes dans le domaine de la spécialité pour laquelle il est désigné;
- fournir, pour la spécialité reconnue, des formations scientifiques et techniques aux personnels des États Membres de l’OMSA;
- organiser et participer à des réunions scientifiques ou autres activités pour le compte de l’OMSA;
- identifier et maintenir l’expertise existante, en particulier à niveau régional;
- établir et maintenir un réseau avec les autres Centres de référence de l’OMSA désignés pour la même spécialité, et si nécessaire, avec des Centres collaborateurs désignés pour d’autres disciplines;
- mettre des experts consultants à la disposition de l’OMSA.
1. Portée et contexte
Les Centres collaborateurs de l’OMSA sont des centres d’expertise désignés pour un domaine de compétence particulier en matière de gestion de questions générales relatives à la santé animale ou d’autres sujets en lien avec les activités de l’OMSA (« spécialité »). Dans cette spécialité désignée, ils se doivent de fournir leur expertise à tous les pays du monde.
En mai 2011, l’Assemblée mondiale des Délégués de l’OMSA (ci-après désignée l’Assemblée) a adopté une version actualisée du mandat et du règlement intérieur des Centres de référence de l’OMSA. Les fonctions mises en avant dans le mandat des Centres collaborateurs concernaient leur rôle de centres de recherche, leur expertise, la normalisation et la dissémination de techniques dans leur domaine de compétences, proposant et développant des procédures visant à faciliter l’harmonisation des règlementations applicables à la surveillance et au contrôle des maladies animales, coordonnant les études scientifiques et techniques et proposant des formations scientifiques et techniques au personnel des Pays membres de l’OMSA. Depuis 2011, le mandat contient une nouvelle obligation prévoyant que les Centres collaborateurs établissent et animent un réseau avec d’autres Centres collaborateurs de l’OMSA désignés pour la même spécialité et, si le besoin se fait ressentir, avec des Centres collaborateurs spécialisés dans d’autres disciplines. Bien que les Centres collaborateurs offrent leur expertise au niveau international, le nouveau mandat insiste sur le caractère avant tout régional de leurs activités.
En 2017, la Commission des normes biologiques a commencé à réfléchir aux différentes manières de mieux impliquer le réseau des Centres collaborateurs de l’OMSA dans les objectifs de l’organisation. Elle a tout d’abord identifié des domaines d’activités de Centres collaborateurs auxquels pouvaient se référer des instituts candidats. Le but de cette démarche était de mieux catégoriser et standardiser les sujets présentant un intérêt pour l’OMSA, tout en améliorer la clarté du système et les opportunités de développer ce réseau. Le but ultime était d’avoir un réseau international opérationnel regroupant différents types d’expertises clairement identifiés sur des thématiques transversales en lien avec le Sixième Plan stratégique de l’OMSA. En consultation avec les trois autres Commission spécialisées de l’OMSA, la liste définie des six domaines d’activités principaux (comprenant chacun un certain nombre de spécialités) a été finalisée.
Ce document sur les procédures de désignation des Centres de référence de l’OMSA a été préparé par l’OMSA dans le but d’aider les Pays membres, les Centres collaborateurs de l’OMSA existants et les Points de contact, ainsi que les instituts candidats, à mieux comprendre les procédures en vigueur.
2. Soumission des candidatures
Le cycle des activités de l’OMSA est annuel, débutant chaque année au mois de mai et s’achevant au mois de mai de l’année suivante, les Sessions générales de l’Assemblée marquant le début et la fin de chaque cycle. Pour l’évaluation des candidatures au statut de Centre collaborateur de l’OMSA, deux Commissions spécialisées supervisent le processus de désignation : la Commission des normes biologiques (pour les animaux terrestres) et la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques (pour les animaux aquatiques). Selon le domaine d’activité ou la spécialité proposé(e), ces Commissions peuvent faire appel à une ou aux deux autres Commissions spécialisées pour demander leur opinion : la Commission scientifique pour les maladies animales et la Commission des normes sanitaires pour les animaux terrestres. Si le champ d’application d’un Centre collaborateur couvre à la fois les animaux terrestres et aquatiques, une Commission décisionnaire sera nommée et l’autre (la Commission biologique ou la Commission aquatique) sera consultée.
Les Commissions spécialisées de l’OMSA se réunissent deux fois par cycle, la première réunion se tenant généralement en septembre et la seconde en mars ; ces dates peuvent varier légèrement d’une année sur l’autre en fonction de la disponibilité des membres des Commissions pertinentes. Les candidatures, qui doivent porter sur des sujets identifiés dans les domaines d’activité et les spécialités, doivent être soumises 45 jours avant la date programmée pour la réunion de la Commission spécialisée. Cette période de 45 jours laisse suffisamment de temps à l’OMSA pour sélectionner, traduire en anglais s’il y a lieu, et traiter les dossiers qui seront évalués par la Commission. Ces échéances doivent être respectées afin de permettre une évaluation exhaustive des dossiers par les membres de la Commission avant sa réunion. Les candidatures reçues hors délai seront examinées par la Commission compétente lors de sa réunion suivante.
Les instituts candidats soumettront leurs informations en utilisant le modèle des Recommandations pour les candidats au statut de Centre collaborateur de l’OMSA, que l’OMSA publie sur son site Web :https://www.woah.org/fr/expertise-scientifique/centres-collaborateurs/recommandations-candidatures/. Les dossiers ne dépasseront pas 15–20 pages au format A4 avec un texte mis en forme en interligne simple et en utilisant la police de caractères Times New Roman de taille 10. Le dossier peut inclure des annexes pertinentes qui devront être citées dans le document principal et visent à fournir des détails supplémentaires ; il est cependant important de conserver à l’esprit que toutes les informations nécessaires doivent figurer dans le document principal. L’ensemble des documents sera rédigé dans l’une des trois langues officielles de l’OMSA (français, anglais ou espagnol).
Lors de son évaluation des candidatures, la Commission peut décider de transmettre à l’institut candidat des questions complémentaires. Ces demandes d’information se feront essentiellement par courrier signé par la Directrice générale de l’OMSA, après la réunion de la Commission. Le Centre candidat devra répondre par écrit aux questions posées dans le délai qui lui aura été signifié ou, le cas échéant, avant la date limite précédant la réunion de la Commission compétente (à savoir, 45 jours avant la date programmée de cette réunion).
Conformément au Règlement intérieur, les Centres collaborateurs sont limités à un sujet par région. Plusieurs institutions intéressées par la désignation pour un même sujet dans la même région peuvent candidater en tant que consortium ou chercher à former un consortium avec un Centre collaborateur déjà en place. Toute proposition de formation d’un consortium sera évaluée par la Commission des normes biologiques ou la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques, le Conseil, la Commission régionale pour finalement être adoptée par l’Assemblée.
3. Présélection des candidatures
Dès réception d’une candidature, le siège de l’OMSA (Service des Sciences et des nouvelles technologies) adresse un courrier au Centre candidat accusant réception de la candidature et confirmant les dates de la réunion de la Commission spécialisée compétente. En cas d’informations incomplètes, le Siège de l’OMSA peut demander au Centre d’introduire des amendements à son dossier ou de fournir des informations complémentaires avant un délai fixé.
4. Évaluation par les Commissions spécialisées pertinentes
Comme mentionné plus haut, les évaluations des candidatures au statut de Centre collaborateur de l’OMSA pour les maladies des animaux terrestres ou aquatiques sont effectuées respectivement par la Commission des normes biologiques ou par la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques. Elles peuvent cependant solliciter l’opinion d’une ou des deux autres Commissions spécialisées : la Commission scientifique pour les maladies animales et la Commission des normes sanitaires pour les animaux terrestres.
Le mandat, le Règlement intérieur des Commission ainsi que les qualifications et les procédures d’élection pour les membres des Commissions spécialisées de l’OMSA sont décrits dans les Textes fondamentaux de l’OMSA. Les membres de la Commission sont élus ou réélus par l’Assemblée tous les trois ans. Les membres de la Commission sont soumis aux conditions et aux procédures de l’OMSA relatives à la protection de la confidentialité et à la gestion des conflits d’intérêts. Au cas où un membre de la Commission se trouverait en situation de conflit d’intérêts vis-à-vis d’une candidature particulière, le président de la Commission et le secrétariat de l’OMSA veilleront à ce que ce membre ne participe pas aux délibérations ni à la décision finale concernant la candidature en question.
Les Textes fondamentaux de l’OMSA décrivent également le mandat, les critères de désignation et le règlement intérieur pour les Centres de référence de l’OMSA. Toutes les candidatures au statut de Centre collaborateur sont évaluées par la Commission spécialisée compétente au regard de critères normalisés qui portent notamment sur les aspects suivants : l’aptitude, la capacité et l’engagement à fournir les services requis ; la renommée scientifique et technique de l’institution concernée au niveau national et international ; la qualité du leadership scientifique et technique de l’établissement, et plus particulièrement la reconnaissance internationale dans son domaine de compétence ; la stabilité durable de l’établissement en termes de personnel, d’activité et de financement ; l’importance technique et géographique de l’établissement et de ses activités par rapport aux priorités d’action de l’OMSA.
Au moment d’évaluer une candidature au statut de Centre collaborateur de l’OMSA, la Commission peut prendre en compte toute information relevant du domaine public qu’elle jugera pertinente à cette fin.
Conformément aux Textes fondamentaux de l’OMSA, les échanges de correspondance officiels entre la Commission et des personnalités ou organismes extérieurs passent par le bureau de la Directrice générale de l’OMSA. Toute correspondance entre les instituts candidats et le siège de l’OMSA est dûment consignée par le Siège de l’OMSA.
5. Évaluation par les Commissions régionales pertinentes
Compte tenu de l’importance donnée au caractère régional des activités des Centres collaborateurs de l’OMSA, et de l’Article 2 du Règlement intérieur (pour les Centres de référence de l’OMSA), selon lequel « pas plus d’un centre collaborateur ne peut être désigné pour le même domaine ou la même spécialité au sein d’une région ou, à titre exceptionnel, d’une sous-région », toute candidature doit être examinée et approuvée par la Commission régionale pertinente.
6. Approbation du Conseil de l’OMSA
Conformément à l’article 3 du chapitre 4 du Règlement intérieur et aux résolutions pertinentes adoptées antérieurement, les candidatures au statut de Centre collaborateur sont soumises à l’approbation du Conseil avant d’être présentées à l’Assemblée pour adoption.
7. Communication au Centre collaborateur candidat des conclusions de l’évaluation
À l’issue de sa réunion, la Commission spécialisée pertinente prépare un rapport dans lequel sont énoncées les conclusions de l’évaluation des demandes présentées par les Centres candidats. Dans le cas des instituts acceptés, leur titre et adresse, ainsi que le Point de contact pour l’organisation sont publiés dans le rapport, en plus de la recommandation de la Commission encourageant l’approbation du Centre par Résolution de l’Assemblée. Parallèlement, chaque Centre candidat dont la demande est rejetée reçoit un courrier de la Directrice générale de l’OMSA. Ce courrier de la Directrice générale de l’OMSA n’est pas publié dans le domaine public et l’identité du Centre n’est pas révélée dans le rapport de la Commission. Il peut arriver que la Commission spécialisée souhaite pouvoir poser quelques questions ou recevoir quelques informations complémentaires avant de prendre sa décision définitive. Dans ce cas, le Centre candidat doit faire parvenir l’information demandée à l’OMSA avant le délai fixé afin que la Commission puisse l’examiner lors de sa prochaine réunion.
8. Adoption par l’Assemblée d’un Centre collaborateur de l’OMSA
Les nouveaux Centres collaborateurs de l’OMSA sont désignés par l’Assemblée, au vu de l’évaluation réalisée par les Commissions spécialisée et régionale compétentes et de l’approbation du Conseil de l’OMSA, par voie d’une résolution spécifique. La désignation d’un nouveau Centre collaborateur de l’OMSA entre en vigueur lors de l’adoption de la résolution par l’Assemblée.
Peu après la Session générale, une lettre de confirmation est adressée par la Directrice générale aux Centres collaborateurs de l’OMSA dont la désignation vient d’être prononcée. La liste actualisée des experts et des Centres de référence est ensuite mise à jour sur le site Web de l’OMSA.
*Présentation à la Commission régionale pertinente lors de la réunion organisée pendant la Session Générale ou à l’occasion d’une Conférence régionale habituelle (en fonction du planning de réunions).
9. Changements de Points de contact OMSA
Chaque Centre collaborateur de l’OMSA nomme un Point de contact en charge de superviser les activités du Centre et d’assurer le lien entre le Siège de l’OMSA et les Pays membres de l’OMSA. Cette personne se trouve souvent être le Directeur de l’institut accueillant le Centre. Pour tout changement de Point de contact, l’institution se doit d’informer le Délégué de l’OMSA du Pays membre concerné, ainsi que le Siège de l’OMSA. La Commission spécialisée pertinente est elle aussi informée de ce changement, et la base de données OMSA mise à jour.
10. Révocation des Centres collaborateurs
La Commission compétente procède à l’examen des rapports d’activités des Centres collaborateurs après leur vérification et analyse préalables par le Siège de l’OMSA. La Commission est libre de recommander au Conseil et à l’Assemblée de révoquer un Centre collaborateur dont les activités ne sont manifestement pas conformes à son mandat telles que décrites dans son dossier de candidature.
Conformément à l’article 9 du chapitre 4 du Règlement intérieur, les Centres collaborateurs peuvent renoncer à leur statut à tout moment. Un Centre collaborateur de l’OMSA qui décide de renoncer à sa désignation doit en informer l’OMSA en lui adressant un courrier officiel par l’intermédiaire du Délégué du pays dans lequel il est situé.
En outre, conformément à l’article 9 du chapitre 4 du Règlement intérieur, la désignation d’un Centre collaborateur doit être retirée si ce dernier ne se conforme pas aux dispositions du mandat et du Règlement intérieur. Dans ce cas, le Directeur général de l’OMSA, après consultation de la Commission spécialisée appropriée et du Conseil de l’OMSA propose la révocation à l’Assemblée et en informe le Délégué du pays.
Le rapport de la réunion de février 2018 des Commissions a fait apparaître cinq points critiques à prendre en compte au moment de l’évaluation des performances d’un Centre :
i) la non-soumission d’un rapport annuel ;
ii) l’absence de réponse à ou de progrès concernant des projets de collaboration spécifiques ;
iii) une évolution générale révélant l’absence d’activité ;
iv) l’absence de suite donnée aux demandes d’expertise scientifique transmises par le siège de l’OMSA (par exemple, questions techniques émanant des Pays membres, révision de normes de l’OMSA, etc.) ;
v) l’absence de suite données aux demandes administratives de l’OMSA sur des obligations liées à la transparence et à la confidentialité (par exemple, non-renouvellement de la déclaration relative aux conflits d’intérêt potentiels ou absence de déclaration de confidentialité).
10.1. Renouvellement de désignation à la fin de la période de 5 ans
À la fin de la période de 5 ans, il est demandé par courrier de la Directrice générale de l’OMSA de soumettre un résumé des actions réalisées, ainsi qu’une proposition d’activités pour les cinq années à venir.
La Commission des normes biologiques ou la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques peuvent envisager de proposer la révocation d’un Centre collaborateur si le besoin pour ses activités spécifiques a disparu. De telles propositions seraient soumises au Conseil ou à la Commission régionale et doivent, pour finir, être adoptées par Résolution de l’Assemblée.
11. Rapports annuels des Centres collaborateurs de l’OMSA
Conformément à l’article 8 du chapitre 4 du règlement intérieur, les Centres de référence de l’OMSA s’engagent à soumettre à la Directrice générale un rapport synthétique des activités relevant de leur mandat au terme de chaque année civile, en utilisant le modèle fourni par le siège de l’OMSA. Cette obligation est rappelée chaque année par la Directrice générale dans un courrier adressé aux experts désignés des Centres collaborateurs de l’OMSA.
Un système électronique opérationnel depuis décembre 2014 permet la saisie en ligne des rapports annuels des Centres collaborateurs de l’OMSA.
Le modèle du rapport annuel s’articule autour des principaux axes du mandat adopté en mai 2011 pour les Centres collaborateurs de l’OMSA. Les questions auxquelles les Centres doivent répondre sont de type fermé (les seules réponses possibles étant Oui ou Non), ce qui permet de compiler des données précises et comparables. Les tableaux inclus dans le modèle sont destinés à recueillir des informations détaillées sur les activités réalisées par les centres. La plate-forme électronique en ligne destinée à recueillir les rapports annuels est accessible via un lien dédié ; le courrier adressé par la Directrice générale de l’OMSA au cours du dernier mois de l’année de référence à tous les Points de contact des Centres collaborateurs de l’OMSA attribue à chacun un nom d’utilisateur et un mot de passe, générés de manière aléatoire, leur donnant accès à la plate-forme. La date limite de soumission du rapport annuel des Centres collaborateurs de l’OMSA pour les activités d’une année civile est généralement fixée à la mi-janvier de l’année suivante.
11.1. Examen et analyse des rapports annuels
Une première vérification et l’analyse quantitative des rapports annuels reçus sont effectuées par le siège de l’OMSA, en se basant sur les réponses aux questions de type fermé (oui/non). Un résumé de cette analyse est présenté à la Commission compétente lors de sa réunion de février/mars.
Le rapport annuel permet de démontrer que les Centres collaborateurs de l’OMSA s’acquittent des tâches qu’ils se sont engagés à effectuer, conformément au mandat adopté par l’Assemblée de l’OMSA.
Toutes questions ou incertitudes de la Commission apparues lors de l’examen des rapports annuels sont transmises aux Centres collaborateurs de l’OMSA concerné par l’intermédiaire du bureau de la Directrice générale de l’OMSA.
Les Pays membres peuvent consulter la totalité des rapports annuels des Centres collaborateurs de l’OMSA sur le site Web de l’OMSA (https://www.woah.org/fr/expertise-scientifique/centres-collaborateurs/rapports-annuels/ ), où ils sont publiés peu après la réunion de février des Commissions.
11.2. Non-soumission du rapport annuel
Après la réunion des Commissions compétentes, un courrier est adressé aux Centres collaborateurs qui n’ont pas soumis de rapport annuel, avec copie au Délégué du Pays membre concerné, l’enjoignant à adresser ce rapport à l’OMSA dans un délai prescrit. Si le rapport n’est pas parvenu à l’OMSA à la fin du mois de mars, un courrier est adressé directement au Délégué, avec copie au Point de contact, lui demandant d’expliquer au plus tard dans les deux semaines qui suivent, la situation ou les circonstances ayant amené le Centre collaborateur à ne pas se conformer à cette disposition du mandat.
Des échanges ultérieurs par courrier ou des entretiens directs lors de la Session générale peuvent être envisagés, si besoin, avant que la Commission, lors de sa réunion de septembre, ne prenne la décision finale de recommander la révocation du Centre. Cette procédure est également applicable aux Centres présentant un manquement à l’un des quatre autres critères de révocation (voir le point 10 ci-dessus).
Contact : [email protected]
Critères
Critères de sélection des établissements pouvant prétendre au statut de Centre de référence de l’OMSA :
- aptitude, capacité et détermination à fournir les services décrits dans le mandat des Centres de référence de l’OMSA, qui constituent la base des relations avec l’Organisation, notamment la capacité à recevoir des spécimens biologiques provenant d’autres États Membres de l’OMSA ;
- renommée scientifique et technique au niveau national et international, présence d’experts vétérinaires dans les équipes scientifiques et, pour les Laboratoires de référence, conformité aux normes internationales de l’OMSA et aux autres normes sur l’assurance qualité des laboratoires et les mesures de biosécurité ;
- place de l’établissement dans les structures sanitaires, scientifiques ou éducatives de l’État Membre ;
- qualité du leadership scientifique et technique de l’établissement, et plus particulièrement reconnaissance internationale dans son domaine de compétence ; et pour les Centres collaborateurs, nombre de collaborateurs et qualifications de ceux-ci ;
- stabilité prospective de l’établissement en termes de personnel, d’activité et de financement ;
- relations de travail développées par l’établissement du États membre aux niveaux national, régional et mondial ;
- importance technique et géographique de l’établissement et de ses activités par rapport aux priorités d’action de l’OMSA.
Réglement intérieur
ARTICLE 1
Les candidatures au titre de Centre de référence de l’Organisation mondiale de la santé animale (OMSA) doivent être adressées au Directeur général par le Délégué de l’État Membre de l’OMSA dont relève l’établissement ou par la Commission régionale correspondante.
ARTICLE 2
Le directeur de l’établissement fournit au Directeur général une déclaration au nom de l’établissement et de son personnel pour couvrir les conflits d’intérêt potentiels entre l’établissement, en tant que centre de l’OMSA, et de structure commerciale quelle qu’elle soit, selon une procédure établie par le Directeur général.
Le responsable de l’établissement doit s’engager à ce que l’institution et le personnel respectent la confidentialité qui s’attache aux informations qu’ils ont à connaitre dans l’exercice de leurs fonctions pour l’OMSA et il remet un engagement de confidentialité au Directeur général.
Un laboratoire de référence doit respecter les droits de propriété intellectuelle applicables aux échantillons reçus et ne doit pas utiliser les résultats, sans consentement, pour poursuivre au-delà de la détermination des principales caractéristiques de l’agent pathogène nécessaires pour procéder aux enquêtes épidémiologiques et pour décider de la stratégie de son contrôle. En cas de résultat positif pour une maladie notifiable à l’OMSA, le laboratoire de référence doit en informer immédiatement le Délégué de l’État Membre de l’OMSA dont proviennent les échantillons, ainsi que le Siège de l’OMSA.
ARTICLE 3
Les candidatures reçues sont présentées au Conseil par le Directeur général pour approbation, après consultation de la Commission régionale (pour les Centres collaborateurs seulement) et des Commissions spécialisées concernées. Les candidatures sont sélectionnées sur la base des critères spécifiés ci-dessus. Toutefois, en principe, pas plus d’un laboratoire de référence ne peut être désigné pour le même agent pathogène ou la même maladie dans un même pays, et pas plus d’un centre collaborateur ne peut être désigné pour le même domaine ou la même spécialité au sein d’une région ou, à titre exceptionnel, d’une sous-région.
ARTICLE 4
Les candidatures approuvées par le Conseil sont présentées à l’approbation de l’Assemblée.
ARTICLE 5
Le Directeur général informe les établissements approuvés de leur nomination en tant que Centres de référence de l’OMSA, avec le titre formel à utiliser en tant que Centre de référence de l’OMSA. Le Directeur général en informe également les Délégués permanents des États Membres concernés.
ARTICLE 6
Cette notification entraîne le droit pour l’établissement d’utiliser le titre de « Laboratoire de référence de l’OMSA » ou « Centre collaborateur de l’OMSA » et d’apposer le logo de l’OMSA sur tous les documents établis ès qualité, ainsi que le droit de porter, pour les Laboratoires de référence, le titre d’expert de l’OMSA pour le spécialiste désigné.
ARTICLE 7
Le Directeur du Centre de référence doit être responsable de l’entièreté de la mise en œuvre du mandat, et pour les Centres collaborateurs, doit être l’interface unique de l’OMSA. Pour un Laboratoire de référence, l’expert de l’OMSA est responsable de la mise en œuvre des aspects techniques du mandat et peut déléguer certaines responsabilités spécifiques à d’autres experts sur une base ad hoc. Les experts attachés à des Centres de référence de l’OMSA exercent leurs fonctions dans le cadre du Règlement applicable aux experts de l’OMSA.
ARTICLE 8
Les Centres de référence de l’OMSA s’engagent à fournir au Directeur général un rapport synthétique des activités liées à leur mission au terme de chaque année civile selon un modèle fourni par le siège de l’OMSA. Ce rapport est diffusé à tous les États Membres de l’OMSA.
ARTICLE 9
Un Centre de référence peut être révoqué à tout moment. Sa désignation doit être retirée si le Centre de référence ne se conforme pas aux dispositions du mandat définies du présent Règlement. Dans ce cas, le Directeur général de l’OMSA, après consultation de la Commission spécialisée appropriée, propose la révocation à l’Assemblée.
ARTICLE 10
Toute modification importante intervenant au sein de l’établissement et susceptible de réduire la compétence du Centre de référence (notamment des modifications des personnels ou dans les ressources matérielles ou financières) doit être immédiatement signalée au Directeur général qui consulte alors la Commission régionale et les Commissions spécialisées concernées sur le maintien du statut de l’établissement comme centre de référence.
Veuillez garder à l’esprit que les Centres collaborateur de l’OMSA doivent apporter des éléments de preuve de leur leadership et de leur capacité à remplir leur mandat.
Les candidatures doivent être déposées 45 jours avant la date prévue pour les réunions de la Commission spécialisée concernée : la Commission des normes biologiques et la Commission des normes sanitaires pour les animaux aquatiques se réunissent en février et en septembre ; les délais sont donc mi-décembre et mi-juillet. La période de 45 jours donne à l’OMSA suffisamment de temps pour examiner, traduire en anglais si nécessaire et traiter les dossiers pour l’évaluation de la Commission. Les délais doivent être strictement respectés pour permettre une évaluation complète des dossiers par les membres de la Commission avant sa réunion. Les candidatures reçues après la date limite seront examinées lors de la prochaine réunion de la Commission.
Les demandes doivent être présentées conformément aux dispositions de l’article 1 du Règlement intérieur et doivent contenir les informations suivantes :
1. Nom et adresse de l’institution candidate (numéros de téléphone et de télécopie, adresse électronique, site web).
2. Nom du Directeur de l’institution.
3. Nom du Directeur désigné du Centre collaborateur.
4. Le domaine d’activité principal et spécialité spécifique pour laquelle le candidat souhaite être désigné.
5. Résumé décrivant dans quel sens la spécialité spécifique proposée par le Centre s’inscrira en soutien de l’OMSA et de ses Pays membres tout au long de la période de désignation de 5 ans à travers le plan de travail, en ligne avec le Plan stratégique de l’OMSA. Des activités spécifiques ainsi qu’une collaboration avec l’OMSA et d’autres centres d’expertise devraient également figurer dans ce résumé, si pertinent.
6. Résumé des activités récentes (pertinentes pour le Centre collaborateur candidat) pour cette spécialité en tant que centre international de recherche, d’expertise scientifique, de normalisation des techniques et de dissémination des connaissances.
7. Résumé des activités récentes menées pour la création de méthodes et procédures visant à faciliter l’harmonisation des normes et lignes directrices internationales pertinentes pour le Centre collaborateur candidat.
8. Activités de conseil et de formations scientifiques ou techniques récentes auprès de l’OMSA ou de Membres de l’organisation autres que celui où le Centre est localisé. .
9. Réunions scientifiques internationales récentes organisées par le Centre collaborateur candidat.
10. Liste des activités en cours pertinentes pour le Centre collaborateur candidat et menées en collaboration avec d’autres centres, laboratoires ou organisations.
11. Liste des publications récentes de portée internationale et pertinentes pour le Centre collaborateur candidat.
12. Des informations sur l’expérience professionnelle et l’expertise pertinente du responsable proposé pour le Centre collaborateur et des scientifiques qui seront amenés à travailler au sein du Centre collaborateur candidat, démontrant leurs compétences pertinentes pour le Centre collaborateur candidat.
13. Pour les cas de Centres regroupant plus d’une institution ou groupe de recherche, des dispositions de gouvernance robustes devraient être documentées, afin de garantir des canaux de communication et de responsabilité clairs. L’implication directe de Membres de l’OMSA dans ces dispositions, accompagnée d’un soutien financier adéquat, est recommandée.
14. Une description ou un organigramme du Centre collaborateur candidat et de la ou des institution(s) qui l’accueille(nt).
15. Dispositions légales et budgétaires pertinentes destinées à garantir la pérennité et le bon fonctionnement du centre.
16. Fournir un engagement de confidentialité et un formulaire de déclaration d’intérêts signés par le chef de l’institution au nom de l’institution, conformément aux règles applicables aux centres collaborateur de l’OMSA.
Le mandat d’un Centre collaborateur de l’OMSA est de 5 ans, période après laquelle la désignation du Centre sera réexaminée par la Commission spécialisée de l’OMSA compétente.
La demande sera traitée par l’OMSA conformément aux dispositions des articles 2, 3 et 4 du Règlement intérieur.
L’OMSA, en tant que responsable du traitement de données, traite les données personnelles que vous fournissez dans cette application afin de traiter votre demande de devenir Centre de référence de l’OMSA. Vous trouverez de plus amples informations concernant le traitement et les droits des personnes concernées dans notre Politique de confidentialité [Politique de confidentialité : OMSA – Organisation mondiale de la santé animale].
Il vous appartient d’informer l’expert désigné de la collecte et du traitement de ses données personnelles incluses dans cette demande, au plus tard au moment de la soumission de cette demande à l’OMSA.
Informations relatives au traitement des données personnelles
L’OMSA, en tant que responsable du traitement de données, traitera vos coordonnées et informations d’identification obtenues auprès de sources privées pour l’exécution de son mandat, y compris pour les communications, la gestion de réunions et la formation. En outre, lors de la publication des listes des Centres de référence de l’OMSA désignés et des rapports annuels de leurs activités, l’OMSA inclura vos données personnelles sur le site Internet de l’OMSA. Les données collectées feront l’objet d’un traitement interne aux fins susmentionnées. De plus, en tant qu’organisation internationale, nous transférons des données personnelles au sein de nos différents bureaux ainsi qu’à des prestataires de services et partenaires tiers pour effectuer des tâches en notre nom et pour nous aider dans l’accomplissement de notre mandat. Vos données personnelles seront conservées jusqu’à ce qu’elles ne soient plus pertinentes. Vous disposez des droits d’accès et de rectification de vos données personnelles, ainsi que de demande d’effacement, d’opposition au traitement et d’obtention de la portabilité des données dans certaines circonstances. Vous trouverez de plus amples informations concernant le traitement et vos droits dans notre Politique de confidentialité [Politique de confidentialité : OMSA – Organisation mondiale de la santé animale].
Dans le cadre de l’exécution de vos obligations en tant qu’expert de l’OMSA, vous pouvez occasionnellement être amené à traiter des données personnelles, pour le compte de l’OMSA.
Si vous êtes amené à traiter des données personnelles pour le compte de l’OMSA, vous devez fournir des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin que les opérations de traitement soient conformes aux normes généralement acceptées en matière de protection des données.
Lors du traitement de données personnelles pour le compte de l’OMSA, vous déclarez fournir des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin que les opérations de traitement soient pleinement conformes aux exigences de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.
Il est expressément convenu que vous :
- traitez les données uniquement pour la ou les finalités couvertes par votre mandat et les instructions concernant le traitement transmises par l’OMSA ;
- ne pouvez traiter les données personnelles que sur instruction documentée de l’OMSA, y compris en ce qui concerne le lieu d’hébergement et les transferts vers des pays tiers ;
- garantissez la confidentialité des données personnelles traitées sur instruction de l’OMSA ;
- aidez l’OMSA, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans la mesure du possible, à remplir son obligation de se conformer à toute demande des personnes concernées concernant leurs droits (droits d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, restriction de traitement, portabilité des données) et de remplir son obligation de notifier les violations de données personnelles lorsqu’elle le juge opportun ;
- prenez et mettez en œuvre toutes les mesures appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque présenté par les opérations de traitement ;
- sur demande de l’OMSA, supprimez toutes les données personnelles ou les restituer à l’OMSA ou au nouvel expert après la fin de votre mandat ; la restitution de ces données devra s’accompagner de la destruction par vos soins de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information de ces derniers.
Orientations pour la gestion des réseaux de Centres collaborateurs de l’OMSA
Introduction
Le réseau mondial de Centres de référence de l’OMSA constitue la pièce maîtresse de l’excellence scientifique de l’OMSA. L’une des recommandations de la première Conférence internationale des Laboratoires de référence et des Centres collaborateurs de l’OMSA (célébrée à Florianopolis, Brésil, en 2006) a préconisé l’établissement d’un réseau de Laboratoires de référence et de Centres collaborateurs afin d’harmoniser et de partager les informations, les données et les réactifs de référence dans le but d’améliorer la surveillance et le contrôle des maladies à l’échelle mondiale.
La deuxième Conférence mondiale des Laboratoires de référence et des Centres collaborateurs de l’OMSA (célébrée à Paris en juin 2010) a invité les réseaux de Laboratoires de référence et des Centres collaborateurs du l’OMSA à poursuivre leur collaboration afin de renforcer la coopération multilatérale, en particulier pour produire et rendre plus facilement accessibles des matériels biologiques de référence dûment validés. Afin de consolider cette collaboration, les Laboratoires de référence et les Centres collaborateurs de l’OMSA devront continuer à mettre en commun leurs connaissances et leur expertise et à partager leurs réactifs de référence, dans l’intérêt des Pays Membres de l’OMSA.
Le mandat adopté en mai 2011 prévoit explicitement que les Centres collaborateurs de l’OMSA mettent en place et animent un réseau avec d’autres Centres collaborfateurs désignés pour la même spécialités et, si nécessaire, avec des Centres collaborteurs dans d’autres disciplines. Des informations complémentaires sur le mandat des Centres collaborateurs de l’OMSA sont disponibles via ce lien.
L’OMSA a constaté la nécessité de fournir des orientations complémentaires pour la bonne coordination des réseaux de Centres de référence de l’OMSA. Il s’agit de garantir la cohérence de l’expertise et des avis scientifiques proposés aux Pays Membres, grâce à un meilleur partage de l’information.
Le réseau de Centres collaborateurs devra apporter son expertise scientifique et son soutien à l’OMSA et à ses Membres, et promouvoir la collaboration internationale sur la santé et le bien-être des animaux Le fonctionnement en réseau aura pour effet d’améliorer la crédibilité et la visibilité des Centres collaborateurs de l’OMSA au niveau mondial, et incitera d’autres centres nationaux de Pays Membres de l’OMSA à participer à ces réseaux.
Le cas échéant, le Siège de l’OMSA pourra inviter les Centres collaborateurs existants à tenir une réunion (soit physiquement, soit par téléconférence) afin de contribuer à la création d’un réseau, de désigner son secrétariat ou d’appliquer les présentes orientations.
Recommandations :
- Le développement de réseaux entre Centres collaborateurs de l’OMSA fait partie du mandat de ces derniers. Dès lors que deux Centres collaborateurs de l’OMSA, ou plus, ont été désignés pour la même spécialité (dans un domaine particulier), ces Centres collaborateurs doivent constituer un réseau. La participation à ces réseaux est obligatoire pour les Centres collaborateurs de l’OMSA.
- Au sein du réseau, seuls les Centres collaborateurs doivent rendre des comptes à l’OMSA. Toutefois, il est exigé des Centres collaborateurs de l’OMSA de collaborer avec d’autres Centres, laboratoires et organisations, selon les besoins. C’est pourquoi d’autres Centres peuvent prendre part au réseau.
- Chaque réseau devra avoir un plan de travail précis et se doter d’un secrétariat (et en déclarer officiellement la création à l’OMSA), accueilli par l’un des Centres collaborateurs de l’OMSA participants ; ce secrétariat sera chargé des relations avec le siège de l’OMSA. Il est recommandé que le secrétariat soit responsable de la coordination, du leadership et de la mise en œuvre de la responsabilité du réseau. Le secrétariat peut être assuré par les centres participants sur la base d’une rotation (par exemple tous les trois ans). Il est de la responsabilité du Secrétariat du réseau de gérer les conflits d’intérêts et les déclarations de confidentialité s’ils sont jugés nécessaires par le réseau et que l’OMSA n’est pas impliquée dans ce processus..
- Les secrétariats des réseaux adresseront au Directeur général de l’OMSA un rapport annuel d’activités : accomplissements réalisés, obstacles rencontrés, initiatives futures (les centres individuels peuvent se référer au rapport du réseau dans leur rapport annuel d’activités en tant que Centres collaborateurs de l’OMSA).
- Lors des réunions organisées par le réseau, il conviendra d’autoriser la participation de personnels de l’OMSA en qualité d’observateurs, et de faire préparer par le secrétariat du réseau un rapport de la réunion, qui sera transmis au siège de l’OMSA.
- Dans les cas où le réseau ne parviendrait pas à résoudre une éventuelle divergence de vues ou un désaccord entre les laboratoires participants, le secrétariat du réseau en informera immédiatement le siège de l’OMSA. Celui-ci transmettra cette information à la Commission des normes biologiques.
- Critères d’inclusion sur le site Web de l’OMSA de liens vers le site Web du réseau :
- Le réseau peut créer un site Web afin de diffuser des informations sur ses activités. Les réseaux souhaitant qu’un lien vers leur site Web soit ajouté sur le site Web de l’OMSA devront adresser une requête officielle en ce sens au Directeur général de l’OMSA.
- Le site Web du réseau devra se conformer aux règles de présentation de la charte graphique de l’OMSA ainsi qu’à d’autres conventions pertinentes de l’OMSA.
- Toute modification majeure intervenant sur le site Web du réseau devra être préalablement notifiée à l’OMSA.
- Le siège de l’OMSA se réserve la possibilité de recommander toute modification de contenu qu’il estimerait appropriée concernant le site Web du réseau, et de supprimer le lien vers le site Web du réseau à tout moment, sous réserve d’en expliquer les motifs au secrétariat du réseau.
- Les rapports et les activités du réseau reflètent les points de vue des membres du réseau et ne reflètent pas nécessairement ceux de l’OMSA.
Contact des réseaux à l’OMSA :
Sara Linnane
Service scientifique
Organisation mondiale de la santé animale (OMSA)
12, rue de Prony
75017 Paris, France
E-mail : [email protected]