Règlement Financier

Entré en vigueur le 1^er janvier 1987¹

Vu l’Arrangement international du 25 janvier 1924 pour la création, à Paris, d’un Office international des épizooties ;

Vu les Statuts organiques, annexe dudit Arrangement international et notamment les articles 11, 12, 13, 14 et 15 ;

Vu le Règlement organique et notamment les articles 6, 8, 13 et 14 ;

Vu le Règlement général et notamment les articles 46 à 50²,

Article premier Champ d’application

Le présent règlement régit la gestion financière de l’Office international des épizooties, ci-après désigné l’Office.

Article 2 Exercice financier

L’exercice financier s’étend sur une année civile, du 1^er janvier au 31 décembre.

Article 3 Budget

3.1. Le Directeur général prépare les prévisions budgétaires pour le prochain exercice financier et les estimations pour les deux exercices financiers suivants.

3.2. Les prévisions portent sur les recettes et les dépenses de l’exercice et sont exprimées en francs français³.

3.3. Le Directeur général prend les dispositions nécessaires pour que les prévisions budgétaires de l’exercice financier soient examinées par la Commission administrative trois mois avant la date fixée pour l’ouverture de la Session générale du Comité précédant cet exercice.

3.4. La Commission administrative étudie les prévisions budgétaires en recettes et en dépenses préparées par le Directeur général et les soumet au Comité durant la Session générale annuelle avec une proposition de barème des contributions annuelles des Pays Membres, établie conformément aux dispositions de l’article 14 du Règlement organique.

Les prévisions budgétaires, le programme prévisionnel d’activité et la proposition de barème des contributions approuvées par la Commission administrative sont transmis à tous les États Membres 60 jours au moins avant l’ouverture de la Session générale en vue de leur examen par les instances gouvernementales intéressées.

3.5. Le Comité réuni en Session générale, après avoir dûment examiné les prévisions, vote le budget de l’exercice financier suivant, conformément aux dispositions de l’article 15 des Statuts organiques et des articles 6 et 14 du Règlement organique.

3.6. Le Directeur général peut présenter, s’il le juge nécessaire, une demande de contribution exceptionnelle pour la réalisation d’un objet défini ayant un rapport avec l’activité normale de l’Office mais dont le financement ne peut pas être assuré, compte tenu de son caractère exceptionnel, par les contributions annuelles.

Cette demande est examinée par la Commission administrative et soumise au Comité dans la même forme que les prévisions budgétaires pour l’exercice financier. La contribution exceptionnelle doit être votée à la majorité des deux tiers de l’ensemble des Pays Membres de l’Office, conformément aux dispositions de l’article 14.2 du Règlement organique.

Article 4 Crédits

4.1. Par le vote des crédits pour l’exercice financier suivant, le Comité autorise le Directeur général à engager des dépenses et à effectuer des paiements conformes à l’objet et dans la limite des crédits votés.

Le Directeur général peut également engager des dépenses administratives correspondant à un exercice futur avant le vote des crédits lorsque de tels engagements sont nécessaires à la poursuite du bon fonctionnement de l’Office, sous réserve qu’ils ne soient pas d’un montant supérieur à 50 p. 100 des crédits inscrits au titre de ces dépenses administratives au budget de l’année en cours.

4.2. Le Directeur général peut effectuer des virements à l’intérieur d’un même chapitre du budget.

Le Directeur général peut effectuer des virements entre chapitres budgétaires dans la limite de six pour cent du budget annuel. S’il prévoit que cette limite sera dépassée il doit en rendre compte à la Commission administrative et au Comité.

Le Directeur général peut utiliser, en tout ou partie, tout crédit voté au budget, pour couvrir les dépenses imprévues nécessitées par le bon fonctionnement de l’Office.

Il fait rapport à ce sujet à la Commission administrative et au Comité.

Article 5 Ressources ordinaires

5.1. Les ressources ordinaires sont constituées par les contributions annuelles des États Membres telles qu’elles sont prévues à l’article 11 des Statuts organiques et à l’article 14 du Règlement organique de l’Office.

Le barème de ces contributions est adopté par le Comité réuni en Session générale, pour l’exercice financier suivant.

5.2. À la suite de la Session générale du Comité approuvant le budget de l’exercice financier suivant, le Directeur général fait connaître aux Pays Membres le montant des contributions fixées par le Comité.

À la fin de chaque année civile, le Directeur général rappelle aux Pays Membres le montant de leur contribution annuelle pour l’année civile à venir.

5.3. Les contributions sont dues et exigibles en totalité au début de chaque année. Au 1^er janvier de l’année civile suivante, le solde impayé est considéré comme étant d’une année en retard.

5.4. Les contributions annuelles sont calculées en francs français³ et doivent être versées dans cette monnaie ou dans une des monnaies admises par le Directeur général.

5.5. Le Directeur général soumet au Comité un rapport sur le recouvrement des contributions.

5.6. Les nouveaux Membres sont tenus de verser une contribution au titre de l’année au cours de laquelle ils deviennent Membres selon un taux qui est fonction de la date de leur adhésion.

5.7. La Commission administrative peut soumettre au Comité toute recommandation qu’elle juge nécessaire en vue de hâter le versement des contributions.

Article 6 Autres ressources

6.1. Les autres ressources comprennent :

a. les recettes accessoires liées au fonctionnement habituel de l’Office (cessions de publications, produits financiers, etc.) ;

b. les contributions exceptionnelles visées à l’article 3.6 du présent règlement ;

c. les contributions volontaires de certains Pays Membres ;

d.  les subventions, dons et legs de toute nature.

6.2. Le Directeur général peut accepter les subventions, dons et legs visés à l’article 6.1 ci-dessus, qu’ils soient ou non en espèces, à condition qu’ils soient offerts à des fins compatibles avec les principes, les buts et l’activité de l’Office. Au cas où ces subventions, dons et legs entraînent, directement ou indirectement, des engagements financiers pour l’Office, l’avis favorable du Comité est nécessaire.

Article 7 Gestion des ressources

7.1. Il est établi un compte général, où sont comptabilisées les dépenses de l’Office. Les contributions annuelles des Pays Membres, les recettes accessoires et les subventions, dons et legs dont la destination n’a pas été spécifiée, sont portés au crédit de ce compte général.

7.2. Il est prélevé sur les ressources annuelles une somme destinée à la constitution d’un fonds de réserve. Le total de cette réserve ne peut excéder le montant du budget annuel.

Le fonds de réserve a pour objet d’assurer la pérennité du fonctionnement de l’Office dans des circonstances exceptionnelles. Pour l’utiliser, le Directeur général doit obtenir, sauf cas de force majeure, l’accord préalable du Président du Comité. Il rend ensuite compte de l’utilisation de ce fonds à la Commission administrative et au Comité.

Le fonds de réserve peut être utilisé, dans les conditions précisées à l’alinéa précédent, pour le paiement des dépenses administratives prévues à l’article 4.1, 2^e alinéa, du présent règlement financier.

Nonobstant les dispositions du 2^e alinéa du présent article, lorsque le montant du fonds de réserve dépasse les 7/12 du budget annuel, le Directeur général peut affecter tout ou partie des revenus financiers du fonds de réserve en recette du budget annuel⁴.

7.3. Le Directeur général peut constituer des fonds de dépôts et des comptes spéciaux. Il doit définir avec précision l’objet et les conditions de constitution de chaque fonds de dépôt et de chaque compte spécial. Il peut, s’il en est besoin, eu égard à l’objet d’un fonds de dépôt ou d’un compte spécial, établir un règlement financier particulier régissant la gestion du fonds ou du compte considéré. Sauf dispositions contraires, ces fonds et comptes sont gérés conformément au présent règlement financier.

Article 8 Dépôts des fonds

Le Directeur général choisit la banque ou les banques où doivent être déposés les fonds de l’Office.

Article 9 Placement des fonds

9.1. Le Directeur général est autorisé à placer les fonds qui ne sont pas nécessaires aux besoins immédiats de fonctionnement, sous réserve d’observer la plus grande prudence dans le choix des placements et de s’adresser à des établissements au sein desquels il ne détient aucun intérêt direct ou indirect.

9.2. Le Directeur général est autorisé à placer les sommes figurant au fonds de réserve dans les conditions fixées par l’article 12 des Statuts organiques.

9.3. Le Directeur général rend compte de ces placements dans le cadre du rapport financier présenté à la Commission administrative et au Comité.

Article 10 Contrôle interne

10.1. Le Directeur général fixe les règles et méthodes à observer en matière de finances, de manière à assurer une gestion financière efficace et économique, et notamment :

a. précise les modalités d’engagement des dépenses ;

b. prescrit que tout paiement doit être effectué sur le vu de pièces justificatives et autres documents attestant que les services ou les marchandises qui font l’objet du paiement ont bien été reçus et n’ont pas été réglés auparavant ;

c. nomme les membres du personnel de l’Office autorisés, sous sa responsabilité, à recevoir des fonds, à engager des dépenses et à effectuer des paiements au nom de l’Office ;

d. établit un système de contrôle financier interne permettant d’exercer efficacement soit une surveillance permanente, soit une vérification a posteriori des opérations financières, soit les deux, en vue d’assurer :

i) la régularité des opérations d’encaissement, de dépôt et d’emploi des fonds et autres ressources financières de l’Office ;

ii) la conformité de tous les engagements et de toutes les dépenses avec les ouvertures de crédits et les autres dispositions financières votées par le Comité ou avec l’objet des fonds de dépôt et des comptes spéciaux ainsi qu’avec les règles concernant ces fonds et comptes ;

iii) l’utilisation rationnelle des ressources de l’Office.

10.2. Le Directeur général établit les règles applicables à l’acquisition de matériel, fournitures et autres biens ou services dont l’Office a besoin et notamment aux appels d’offres.

Article 11 Comptabilité

11.1. Le Directeur général fait tenir la comptabilité nécessaire et arrête une comptabilité annuelle faisant ressortir pour l’exercice auquel elle se rapporte :

a. les recettes et les dépenses de tous les fonds ;

b. l’utilisation des crédits ouverts ;

c. la situation financière, c’est-à-dire :

– d’une part, l’état des valeurs mobilières et des placements, l’état des valeurs disponibles et l’état des restes à recouvrer ;

– d’autre part, l’état des restes à payer ;

d. l’état des immobilisations.

11.2. Les comptes de l’Office sont tenus en francs français³.

11.3. Les comptes annuels doivent être soumis aux Commissaires aux comptes au plus tard le 31 mars qui suit la fin de l’année à laquelle ils se rapportent.

11.4. Le compte rendu de l’exercice en recettes et en dépenses est présenté à la Commission administrative puis au Comité qui suivent la clôture de l’exercice dans le cadre du rapport financier prévu par les articles 6g et 8d du Règlement organique et par l’article 34 du Règlement général.

Article 12 Vérification des comptes

12.1. Le Comité nomme un vérificateur externe pour procéder au contrôle annuel des comptes et veiller au respect des dispositions du règlement financier. Le vérificateur externe est nommé pour la durée d’un exercice financier. Son mandat peut être renouvelé.

12.2. Le vérificateur doit posséder dans son pays tous les titres et qualifications requises pour l’accomplissement de sa mission de vérificateur des comptes.

12.3. La vérification des comptes est effectuée conformément aux principes généraux adoptés par les organisations internationales pour le contrôle externe.

Le vérificateur externe exécute notamment tous les contrôles, tant sur pièce que sur place, qu’il estime nécessaires pour certifier :

– que le compte de gestion qui lui est soumis par le Directeur général est correct et conforme aux livres et pièces comptables de l’organisation ;

– que les opérations financières retracées par ces documents ont été effectuées conformément aux dispositions applicables et que les crédits budgétaires ont été respectés ;

– que les valeurs et les espèces en dépôt et en caisse correspondent aux montants portés sur les certificats reçus des dépositaires ;

– que la comptabilité des biens mobiliers et du matériel est conforme aux inventaires.

12.4. Le vérificateur établit quatre mois au plus tard après la clôture de l’exercice financier concerné, un rapport qui consigne toutes observations qu’il juge nécessaires concernant l’établissement et la présentation des comptes. Ce rapport, accompagné des comptes certifiés exacts, est soumis à la Commission administrative puis au Comité.

Article 13 Délégation des pouvoirs

Le Directeur général peut déléguer à d’autres fonctionnaires de l’Office les pouvoirs qu’il considère nécessaires à la bonne application du présent règlement. Ces fonctionnaires ne peuvent pas déléguer les pouvoirs reçus du Directeur général.

Article 14 Passation des consignes du Directeur général

En cas de changement de titulaire au poste de Directeur général, et pour assurer la continuité de l’ouvre de l’Office, il est procédé à la passation des consignes dans les conditions fixées par le Comité, entre le Directeur général sortant et le nouveau Directeur général, en présence de la Commission administrative, dont le procès-verbal est contresigné par le Président du Comité de l’Office.

Article 15 Dispositions générales

15.1. Le présent règlement financier entrera en vigueur après son approbation par le Comité et par les États participants conformément à l’article 15 des Statuts organiques de l’OIE. Le Directeur général notifiera aux États participants la date de cette entrée en vigueur.

15.2. Conformément à l’article 15 des Statuts organiques de l’OIE, les dispositions du présent règlement financier ne peuvent être complétées ou modifiées, sur proposition du Directeur général ou du Comité, qu’avec l’assentiment des États participants.

15.3. En cas de contradiction entre l’une des dispositions du présent règlement et une des dispositions des Statuts organiques ou du Règlement organique de l’Office, ce sont ces derniers textes qui font autorité.

¹ Le projet de règlement financier a été adopté par le Comité international de l’OIE (Résolution n° XVI du 27 mai 1983), puis modifié par lesRésolutions n° VII du 23 mai 1985 et n° VIII du 3 mai 1986 ; il est entré en vigueur à la suite de son approbation par les États Membres.

² La numérotation des articles mentionnés du Règlement général a été modifiée de façon à tenir compte de l’insertion, dans le Règlement général, d’un nouveau chapitre VI, par le Comité international de l’OIE (Résolution n° XII du 20 mai 1988).

³En euros depuis le 1er janvier 1999

⁴Nouveau paragraphe (Résolution n° VII adoptée par le Comité international de l’OIE le 18 mai 1990), entré en vigueur le 1^er janvier 1991.